Home office – a koronavírus egyik áldásos szövődménye %

jó tanácsok otthonról, home officeban dolgozóknak

Home office – a koronavírus egyik áldásos szövődménye

Így csináld a home officet ha még nem kezdtél bele. Hasznos tanácsok munkaadóknak, munkavállalóknak.

Én mint a klímavédelemért, környezetvédelemért elkötelezett ember, örülök annak, hogy a koronavírusnak van áldásos szövődménye is, ami nem csak a munkavállalónak, munkaadónak, de a Földünknek is jó.

Úgy indult, hogy először a főnök hallani sem akart róla, majd heti 4 napot kellett bent lenni az irodában, és 1 napot otthon, majd fordítva. Heti 1 napot bent kellett tölteni, meetingeken részt venni, és a hét többi napja lehetett home office.

A jobb helyeken így volt eddig is, de most több vállalat próbálja otthonról foglalkoztatni munkatársait, nem csak a környező országokban, hanem itthon is. Persze ez munkakör függő, hiszen egy takarító távmunkában nem tud felsöpörni, de nagyon sok állásról kiderülhet, hogy nem is olyan fontos a személyes jelenlét.

Én 2003 óta dolgozom home office rendszerben. Nem csak “termelek”, hanem egy 5-6 fős csapatot irányítok, és kapcsolatot tartok a megbízókkal, így van némi (17 év) tapasztalatom a témában. Jelenleg én Galgahévízen az Ökofaluban vagyok, innen kommunikálok a kollégáimmal, akik között van aki Budapesten él és dolgozik, van aki Székesfehérváron, de van aki Romániában, és Szlovákiában.

10 jó tanács, amit megtanultam a 17 év alatt:

1. Munkaidő

Sokan hajlamosak otthon szétesni, mert szeretnének a háztartással is haladni, egyidőben. Ne csináld! Határozd meg, mettől-meddig tart a munkaidő. Munkaidőben dolgozz, ne teregess, mosogass, cserélj villanykörtét. Ráérsz később ki-bepakolni a mosó- vagy mosogatógépbe. Ha van egy jó fülesed, és tudsz úgy telefonon megbeszélni, hogy a házimunka automatikusan megy, akkor tehetsz kivételt.

2. Munkába járás

Az egyik legnagyobb előnye a home officenak, hogy nem kell napi több órát utazni, autóban, vagy tömegközlekedési eszközön ücsörögve. Jelentős mennyiségü időt, pénzt spórolhatsz és csökkentheted az ökológiai lábnyomod (!!!). Vigyázz, a munka és a magánélet összemosódhat. Ennek elkerülésére érdemes egy „munkába járós” rituálét kialakítanod, amivel szétválasztod a két tevékenységet. Én például elmegyek reggel sétálni 30-40 percet, és ilyenkor átgondolom a napom, átállok. Otthonról megyek el, és a “munkahelyemre” térek vissza, azaz innentől dolgozom, a teendőim foglalkoztatnak. A séta nem csak abban segít, hogy ráhangolódjak a munkára, fel is frissít, energiával tölt fel, sokkal jobb így leülni az íróasztalhoz, mint rögtön az ágyból, ébredés után. A munkanap végén hasonló rituálét csinálok, kiszellőztetem a fejem, hogy utána a család 100%-ot kapjon belőlem.

3. Dolgozó sarok

Muszáj kialakítani egy dolgozó szobát vagy sarkot, ahol a pénzkereső tevékenységet végezzük. Így egyrészt a keletkező dokumentumok egy helyen lesznek, másrészt a tevékenységet is a kijelölt helyhez kötjük, így választhatjuk szét a magánélet színterét a munkavégzésétől. A kanapé a home officeosok babzsákfotelja, szétfolysz benne, munkavégzésre nem alkalmas!

Bár ez a cikk is a kanapén írodott, és az ágyban fejeződött be, de legyen ez a kivétel, ami erősíti a szabályt.

Ugyan így fontos, hogy a munkavégzéshez valamennyire öltözzünk fel, ne mackóban dolgozzunk. Bár egy szabadidőruha nagyon kényelmes viselet, de ha benne dolgozunk, azzal azt érjük el, hogy összefolyik a munka és a szabadidő.

4. Munkák, feladatok ütemezése

Ez nem csak az otthoni munkában jelent segítséget, de ezesetben hatványozottan igaz, hogy előre tervezés, és teendőlista, valamint naptár nélkül sokkal könnyebben veszítjük el a fókuszt. Érdemes előre megtervezni a hetet, különös tekintettel, a munkatársakkal, főnökkel való kapcsolattartásra, mert már a munkahelyen is zavaró, ha félbeszakítanak, home officeban ez sokkal nagyobb kihagyást okoz.

5. Konfliktus a családdal

Nem csak nekünk lesz kihívás megszokni, a családnak is feladat, mert hiába magyarázzuk el, hogy dolgozni maradtunk otthon, próbálnak minket kisebb-nagyobb és „csak pár perces” feladatokba bevonni. Próbáljuk meg ezt elkerülni, tapasztalat, hogy így akár egy egész napot szét lehet bombázni. Nálunk, ha Apa leült a dolgozó sarokba, nem lehet zavarni.

A másik, amivel megtalálhat a család, az a “Te úgy is otthon vagy” kezdetű kérések. Nem! Aki otthonról dolgozik, nem szabadságon van, hanem munkában.

6. Külvilág kizárása

Ha a home office szabadságát választjuk, és még gyerekünk is van, készüljünk fel arra, hogy a legváratlanabb szituációkban jelennek majd meg, és tesznek fel kérdéseket. Nekem a kedvenc ilyen sztorim az, amikor egy szakértő fickó komoly témáról magyaráz, és egyszer csak a gyerekek beözönlenek az élő kapcsolásba, utánuk Anyuka. Láttad, nem?

Engem élő adásban még nem zavartak meg, viszont több telefonos/skypeos megbeszélésemet szakította már félbe a WC felől érkező kiáltás: Apaaaaa! Kéééész vagyoooook! (én is kész voltam :-))

Nyilván ezt próbáljuk elkerülni, ne hozzuk zavarba beszélgető partnerünket, de a gyerekek ügyesek, képesek minden óvintézkedést kijátszani. Ez hozzá tartozik a home officehoz, ez az „élő adás varázsa”, ahogy a Telebutikban Juhász Előd mondta volt.

Sokat segít a külvilág kizárásában, ha dolgozósarunk szeparált, bekészítünk magunknak mindent, és van egy kényelmes fej vagy fülhallgatónk, amin pont olyan hangerőn hallgatunk valamit, hogy ne halljunk külső zajokat.

7. Feladatkiosztás

A munkaszervezés szempontjából fontos, hogy pontosan le legyen fektetve, írva, hogy mi a feladatunk.

Kitől kapjuk a feladatot?

Kinek, milyen információkat kell átadnia, és milyen módon ahhoz, hogy tudjunk dolgozni?

Kinek kell továbbítani a feladatot, és mi az ő elvárása?

Kollégáimmal az évek során kialakítottunk egy végtelenül primitív nyelvezetet, amivel a munkáról beszélünk. Azért primitív, mert nagyon sarkosan, lényegre törően fogalmazzuk meg a feladatot, hogy mindenki pontosan ugyanazt értse alatta. Nagyobb projekteknél le is írjuk a feladatokat, és szóban is átvesszük a leírtakat, ha kell, akkor kiegészítjük.

8. Kommunikációs alapszabály

Fontos alapszabály nálunk, hogy ami nincs leírva, és a megszokott formában megosztva, az nem létezik.

Hiába hivatkozunk rá később, hogy „de hisz beszéltünk róla”, „tudod átküldtem What”s upon….”, ha a cégben a megbeszélt elsődleges kommunikációs forma az email vagy egy projekt menedzsment szoftver. Tehát beszéljük meg, írjuk le, hogy hol történik a kommunikáció, és hol kerül ez rögzítésre, valamint időről-időre figyelmeztessük erre egymást, mert lesznek szabálysértők. Kb. 2 nap múlva 😉

9. Szoftverek

Ez a téma egy saját cikket is kitesz, ezért fel is kértem fejlesztőt, IT szakembert, hogy egészítse ki a mi listánkat.

Nálunk az alábbi szoftverek váltak be:

Levelező szoftver: mi a megosztások és a további funkciói miatt a GMailt használjuk
Google naptár
Google Drive: fileok, táblázatok tárolására, megosztására
Projekt menedzsment szoftver: ebből is ezer féle van, mi az Active Collab megvásárolható, és saját webszerverre telepített változatát használjuk
Facebook és Messenger csoportok: csakis megbeszélésekre, és ami itt elhangzik, azt rögzítjük memoba, projekt menedzsment szoftverbe is
Skype: régi motoros vagyok a szakmában, és a Skype az elsők között nyújtott ingyenes webes kommunikációs lehetőséget 2 főnek, vagy többnek. További nagy előnye a megosztott képernyő lehetősége, így mindenki ugyan azt láthatja
Pipedrive: salest támogató CRM rendszer, ami segíti az értékesítési folyamatainkat, de szerepe van a projekt menedzsmentben is

10. Projekt menedzsment

Nálunk párhuzamosan 10-15 kisebb-nagyobb projekt fut általában. Ezt csak úgy tudjuk profin kezelni, ha a projektmenedzsmentre kiemelten odafigyelünk.

Ennek egyik eszköze, hogy nem e-mailt használunk a feladatok megbeszélésére, hanem az erre kitalált szoftverben rögzítjük a fontosabb információkat, teendőket. Ha mindezt levelezéssel tesszük, ráadásul nem 2, hanem ennél több kolléga vesz részt egy projektben, pár levélváltás után követhetetlen lesz a folyamat, hogy hol, kinél áll a feladat. Tipikus hiba, hogy a levélfolyam végére már teljesen másról van szó a levelezésben, mint amivel az elindult, ezért 1-1 információ visszakeresése szinte reménytelen, de legalábbis időigényes.

Egy jó projektmenedzsment szoftver nagy segítség, de program mellé kell valaki időről-időre ellenőrzi, hogy történt-e elakadás, és a projektben résztvevőket szükség szerint támogatja a hiányzó információk beszerzésében, döntések meghozatalában, a feladatok lezárásában.